Kako pošiljati in prejemati e-račune po 2028: ponudniki e-poti, PEPPOL in aplikacija FURS

Da bodo e-računi od 2028 obvezni, je večina podjetij že slišala. Manj znano pa je nekaj, kar marsikoga preseneti: računa med podjetji ne bo več dovoljeno poslati kar po e-pošti. Izmenjava bo potekala izključno po treh predpisanih poteh. V tem vodiču razložimo, katere so, katera je prava za vaše podjetje in zakaj se prejemna stran splača urediti že danes.

Konec e-pošte za račune med podjetji

Začnimo z novico, ki v pogovorih največkrat sproži dvignjeno obrv. Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED) izrecno določa, da izmenjava e-računov med poslovnimi subjekti po elektronski pošti ne bo dovoljena. Pripeti PDF, poslan na dobaviteljev e-naslov, po 1. januarju 2028 v razmerjih med podjetji ne bo več veljavna oblika.

Razlog ni birokratski kapric. Navadna e-pošta ne jamči niti dostave niti nespremenljivosti dokumenta, e-račun pa mora biti sledljiv in strojno berljiv od izdajatelja do prejemnika. Zato zakon izmenjavo usmerja na infrastrukturo, ki ta jamstva zagotavlja. Kaj vse zakon prinaša širše, smo razčlenili v članku Obvezni e-računi od 2028.

Tri dovoljene poti izmenjave

ZIERDED dopušča tri načine, kako e-račun potuje od pošiljatelja do prejemnika. Podjetje si izbere tistega, ki ustreza njegovemu obsegu in načinu poslovanja.

1. Ponudnik e-poti

To bo za večino podjetij najpreprostejša in najpogostejša pot. Ponudnik e-poti je subjekt, vpisan v uradni seznam, ki opravlja storitev varne izmenjave e-računov in e-dokumentov. Deluje kot zanesljiva "pošta" za strukturirane dokumente: poskrbi za dostavo, sledljivost in po potrebi tudi za pretvorbo med standardi.

Zakon določa, da ima vsak poslovni subjekt izbranega vsaj enega ponudnika e-poti (razen tistih, ki uporabljajo brezplačno aplikacijo davčnega organa). Ponudniki e-poti so pogosto isti subjekti, ki že danes omogočajo izmenjavo e-računov z bankami in javnim sektorjem.

Koristna podrobnost iz zakona: kadar izdajatelj in prejemnik uporabljata različna standarda, ponudnik e-poti izdajatelja poskrbi za verodostojno pretvorbo iz ene sintakse v drugo. V praksi to pomeni, da vam ni treba skrbeti, ali prejemnik uporablja natanko isti format kot vi.

2. Omrežje PEPPOL

PEPPOL je mednarodni okvir za izmenjavo elektronskih dokumentov med podjetji in javnimi organi v različnih državah. Deluje prek mreže dostopnih točk, ki jamčijo varno in standardizirano dostavo. Zamislite si ga kot mednarodni "telefonski imenik in dostavno omrežje" za e-račune hkrati.

PEPPOL je posebej pomemben za podjetja s čezmejnim poslovanjem. Za čezmejno izmenjavo e-računov v EU je predviden poznejši rok kot za domačo, zato je smiselno pot prek PEPPOL urediti, če redno poslujete s partnerji v tujini.

3. Neposredna povezava med sistemi

Tretja pot je neposredna izmenjava med informacijskima sistemoma izdajatelja in prejemnika, brez posrednika. Mogoča je le, kadar se za to vnaprej dogovorita obe strani, in zahteva izpolnjevanje varnostnih ter tehničnih pogojev, ki jih določa zakon.

Ta možnost je smiselna predvsem za večja podjetja z veliko medsebojne izmenjave in lastnim IT, ki se povežejo neposredno. Za manjše subjekte je praviloma prezahtevna, zato ostajata prvi dve poti bolj praktični.

Brezplačna aplikacija FURS za male

Skrb, ki jo pri manjših podjetnikih slišimo najpogosteje, je strošek. Tu zakon prinaša olajšanje: FURS bo za poslovne subjekte z manjšim obsegom računov ponudil brezplačno aplikacijo za izdajo, pošiljanje in prejem e-računov, tehnično izvedbo izmenjave pa bo zagotavljal UJP.

To je dobra novica za s. p.-je in mikropodjetja z nekaj računi na mesec. Vendar pozor: brezplačna aplikacija bo pokrivala osnovno izdajo in prejem, ne pa nujno tudi obdelave prejetih računov, ki jih boste še vedno dobivali kot PDF ali papir od dobaviteljev, ki na e-račune še niso prešli, in od tujih dobaviteljev, ki jih ZIERDED ne zavezuje. Prav to je razlika, ki jo je vredno razumeti vnaprej.

Pošiljanje je le pol slike: ne pozabite na prejem

Ko podjetja razmišljajo o e-računih, mislijo najprej na izdajanje: kako bom svoje račune poslal po novih pravilih. To bo v veliki meri rešil vaš računovodski program ali ponudnik e-poti. Bolj zapleten in bolj spregledan del je prejemna stran.

Tudi po 2028 boste namreč prejemali dokumente v mešanih oblikah:

• Prave e-račune od slovenskih dobaviteljev, ki so prešli na nov sistem.
• PDF in papirnate račune od manjših dobaviteljev v prehodnem obdobju in od vseh, ki jih zakon ne dohiti takoj.
• Tuje račune, ki bodo še naprej prihajali kot PDF, ker tujih dobaviteljev slovenski zakon ne zavezuje. O njih smo pisali v članku Prejeti računi iz tujine.

Prejemna stran torej ne postane preprosta čez noč. Del računov priteče strukturiran in gre naravnost v knjiženje, del pa še vedno zahteva pot iz PDF v strukturirane podatke. Prav zaradi te mešanice OCR prepoznava ostaja potrebna tudi v svetu obveznih e-računov.

Kako se pripraviti: kratek načrt do 2028

Do obveznega roka je še čas, a prehod ni stvar enega popoldneva. Smiseln vrstni red korakov:

1. Preverite svoj računovodski program. Ali podpira e-SLOG 2.0 in izvoz za izmenjavo? Večina slovenskih programov ga že, a potrdite pri ponudniku. Kaj je e-SLOG 2.0, smo razložili v vodiču po standardu.
2. Izberite ponudnika e-poti. Ko bo objavljen uradni seznam, izberite vsaj enega. Če je vaš obseg majhen, spremljajte tudi razvoj brezplačne aplikacije FURS.
3. Uredite prejemno stran. Vzpostavite proces za obdelavo prejetih PDF in papirnih računov, ki bodo prihajali še naprej. Tu pride v poštev OCR prepoznava z izvozom v e-SLOG 2.0.
4. Ne čakajte na zadnji trenutek. Podjetja, ki digitalizacijo vzpostavijo postopno, prehod izvedejo mirno. Tista, ki čakajo na december 2027, ga izvajajo pod pritiskom.

Prav tretji korak je tisti, ki ga lahko uredite že danes, neodvisno od tega, kdaj boste izbrali ponudnika e-poti. Prejete račune lahko avtomatizirano obdelujete takoj, prihranek pa začnete pobirati od prvega meseca. Kako, smo pokazali v članku Avtomatizacija prejetih računov.

Pogosta vprašanja o izmenjavi e-računov

Vsebina je informativne narave in temelji na besedilu zakona ZIERDED ter javno dostopnih pojasnilih, znanih ob pripravi članka. Podrobnosti izvedbe bodo določili podzakonski akti in tehnične smernice. Za konkretne odločitve spremljajte uradne vire in se posvetujte s svojim računovodjo.