Uvoz e-SLOG računa v računovodski program: postopek in najpogostejše napake

e-SLOG datoteko imate, zdaj pa jo je treba spraviti v računovodski program. Večinoma je to res klik ali dva, a vsak, ki je uvoz kdaj delal v praksi, ve, da se zna postopek ustaviti: dobavitelj ni v šifrantu, šifre artiklov se ne ujemajo, program javi napako. V tem vodiču gremo skozi splošni postopek uvoza, posebnosti najpogostejših programov in rešitve za tipične zaplete.

Najprej: kje sploh dobite e-SLOG datoteko

Preden govorimo o uvozu, razčistimo vir. e-SLOG datoteka prejetega računa lahko do vas pride po štirih poteh, odvisno od tega, kako posluje vaš dobavitelj:

Prve tri poti delujejo, kadar vam dobavitelj pošilja prave e-račune. Četrta pot pokrije vse ostalo: PDF račune iz e-pošte, fotografirane papirne račune in račune tujih dobaviteljev. Kako OCR pretvorba deluje, smo razložili v članku OCR za prejete račune, kaj je sploh e-SLOG 2.0, pa v vodiču po standardu.

Splošni postopek uvoza v petih korakih

Ne glede na program je logika uvoza vedno enaka. Teh pet korakov velja povsod:

1. Pridobite datoteko. XML datoteko (pogosto v ZIP paketu skupaj z ovojnico in prilogami) shranite na računalnik ali pa jo program prevzame neposredno iz nabiralnika.
2. Preverite šifrant strank. Dobavitelj z računa mora obstajati v vašem šifrantu, praviloma z vpisano davčno številko in bančnim računom. To je pogoj, da program račun pravilno pripiše.
3. Zaženite uvoz. V modulu prejetih računov izberete uvoz e-računa in pokažete na datoteko. Program prebere glavo računa: dobavitelja, datume, zneske, DDV in sklic.
4. Preglejte osnutek. Program pripravi osnutek prejetega računa. Preverite vrsto odhodka, konto in po potrebi vrstice artiklov, nato podatke po potrebi dopolnite.
5. Potrdite in knjižite. S potrditvijo je račun zaveden, plačilni podatki (znesek, sklic, TRR) pa pripravljeni za plačilni nalog.

Dobra novica: koraka 2 in 4 sta zamudna le pri prvem računu posameznega dobavitelja. Večina programov si nastavitve zapomni in jih pri naslednjih računih istega dobavitelja predlaga samodejno.

Posebnosti pri najpogostejših programih

Minimax

Minimax prejete e-račune prevzame prek nabiralnika ali ročnega uvoza in iz njih pripravi osnutek prejetega računa: prepiše dobavitelja, datume, znesek in originalno številko računa. Pri prvem računu dobavitelja določite vrsto odhodka in konto, pri naslednjih ju program predlaga sam. Če imate v šifrantu artikle s šiframi, ki jih uporablja dobavitelj, Minimax prepozna tudi vrstice artiklov, kar je uporabno pri povezavi z zalogami. Pogoj za gladek uvoz: dobavitelj mora biti v šifrantu strank z vpisanim bančnim računom.

MetaKocka

V MetaKocki e-račune uvozite v modulu Nabava, v seznamu računov. Sistem prebere celoten račun, vključno s posameznimi vrsticami. Pri artiklih velja posebnost: če vaše šifre niso enake dobaviteljevim, se vrstice uvozijo kot prosti tekst, brez povezave na zalogo. Če želite polno povezavo, v šifrantu artiklov nastavite dobaviteljeve šifre (možnost šifra partnerja), da se ob uvozu pravilno uparijo z vašimi.

Drugi programi (Pantheon, Birokrat, Vasco, e-Računi ...)

Vsi večji slovenski programi e-SLOG 2.0 podpirajo, razlikujejo se le v poimenovanju menijev in podrobnostih. Skupno pravilo: uvoz iščite v modulu prejetih dokumentov ali prejetih računov, pred prvim uvozom pa preverite šifrant strank. Za natančne korake se najhitreje obrnete na dokumentacijo ali podporo svojega programa.

Najpogostejše napake pri uvozu in kako jih odpravite

Če se uvoz ustavi, je vzrok skoraj vedno eden od spodnjih. Preglejte tabelo, preden pišete podpori:

Težava	Vzrok	Rešitev
Program ne najde dobavitelja	Dobavitelj ni vnesen v šifrant strank ali nima vpisane davčne številke	Dobavitelja dodajte v šifrant z davčno številko in TRR, nato uvoz ponovite
Plačilni nalog se ne pripravi	Pri dobavitelju v šifrantu manjka bančni račun	V šifrant vpišite dobaviteljev TRR; nekateri programi novega samodejno prepišejo z e-računa
Vrstice se uvozijo kot prosti tekst	Šifre artiklov se ne ujemajo z dobaviteljevimi	V šifrantu artiklov nastavite dobaviteljeve šifre, da se vrstice uparijo z vašimi
Program javi neveljavno strukturo	Datoteka je v zastareli različici e-SLOG 1.6 ali pa XML ni skladen s standardom	Od pošiljatelja zahtevajte e-SLOG 2.0 ali datoteko ustvarite znova z orodjem, ki izvaža veljaven e-SLOG 2.0
Uvozili ste le ovojnico	Namesto računa ste izbrali ovojnico ali prilogo iz ZIP paketa	Iz ZIP paketa izberite XML datoteko samega računa, ne spremnih dokumentov

Kaj pa računi, ki niso e-računi?

Tu se za večino podjetij skriva glavni izziv. Tudi če vaš program uvoz obvlada brezhibno, vam to nič ne pomaga pri računih, ki pridejo kot PDF po e-pošti ali na papirju. Teh je v praksi še vedno največ, pri tujih dobaviteljih pa bodo PDF računi ostali tudi po letu 2028, ker jih zakon ZIERDED ne zajema.

Rešitev je vmesni korak: OCR prepoznava, ki iz PDF ali fotografije ustvari e-SLOG 2.0 datoteko. Postopek pri DigiBoxu traja manj kot pol minute na račun: naložite dokument, AI prebere podatke, vi jih pregledate in kliknete izvoz. Datoteko nato uvozite v svoj program po točno enakem postopku, kot smo ga opisali zgoraj. Koliko časa to prihrani pri večjih količinah, smo izračunali v članku Avtomatizacija prejetih računov.

Pogosta vprašanja o uvozu e-SLOG računov