Obvezne sestavine računa: kaj mora vsebovati vsak račun po ZDDV-1

Račun ni le kos papirja z zneskom. Je knjigovodska listina, katere vsebino natančno predpisuje zakon, in podlaga za odbitek DDV, ki jo davčni organ ob pregledu prebere z lupo. V tem vodiču pregledno zberemo, katere podatke zahteva 82. člen ZDDV-1, kdaj zadošča poenostavljeni račun in zakaj mora sestavine preverjati tudi tisti, ki račun prejme, ne le tisti, ki ga izda.

Zakaj so sestavine računa sploh pomembne

Vprašanje ima dva odgovora, ker ima račun dve strani.

Za izdajatelja je pravilen račun zakonska obveznost. Izdajanje računov urejajo ZDDV-1 (81. do 84. člen), ZGD-1 in Slovenski računovodski standardi, nepravilno izdani računi pa so ena pogostejših ugotovitev pri davčnih pregledih.

Za prejemnika je vložek še bolj konkreten: pravica do odbitka vstopnega DDV je vezana na to, da razpolaga z računom, izdanim v skladu z 81. do 84. členom ZDDV-1. Poenostavljeno: če na prejetem računu manjkajo obvezne sestavine, je odbitek DDV na majavih tleh. Zato sestavine niso le skrb tistega, ki fakturira, ampak tudi vsakega, ki račune prejema in knjiži.

Obvezne sestavine po 82. členu ZDDV-1

Za račun, ki ga davčni zavezanec, identificiran za DDV, izda drugemu davčnemu zavezancu, zakon predpisuje naslednji nabor podatkov. Za lažjo kontrolo smo jih razvrstili v šest logičnih skupin:

Nekaj podrobnosti, ki v praksi povzročajo največ dilem:

• Zaporedna številka mora omogočati enolično identifikacijo računa. Sistem številčenja si določite sami, mora pa biti dosleden.
• Datum dobave se navede, kadar ga je mogoče določiti in je različen od datuma izdaje računa. Pri storitvah je to datum, ko je bila storitev opravljena oziroma končana.
• Znesek DDV mora biti izražen v evrih in centih, tudi če je preostanek računa v tuji valuti.
• Podpis in žig nista obvezni sestavini. ZDDV-1 ju ne zahteva, evropska direktiva o DDV pa državam članicam obvezno podpisovanje računov celo izrecno prepoveduje. Račun brez podpisa je torej povsem veljaven.

Kadar DDV ni obračunan: klavzule

Če na računu ni obračunan DDV, mora biti naveden razlog, in sicer s sklicem na ustrezno določbo zakona ali direktive. Najpogostejši primeri:

• Mali davčni zavezanec: "DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena ZDDV-1."
• Oproščene dejavnosti (npr. zdravstvo, izobraževanje, finance): sklic na ustrezno točko 42., 44. ali drugega člena, ki oprostitev določa.
• Obrnjena davčna obveznost (npr. gradbene storitve po 76.a členu, dobave v druge države EU): navedba "obrnjena davčna obveznost" oziroma sklic na ustrezni člen zakona ali direktive.

Manjkajoča ali napačna klavzula je ena najpogosteje spregledanih pomanjkljivosti, tako pri izdaji kot pri kontroli prejetih računov.

Poenostavljeni račun po 83. členu: kdaj zadošča manj

Za določene primere zakon dovoljuje račun s skromnejšim naborom podatkov. Poenostavljeni račun se lahko izda za dobave končnim potrošnikom ter za dobave drugemu davčnemu zavezancu na ozemlju Slovenije, kadar znesek računa z vključenim DDV ne presega 100 evrov.

Podatek	Polni račun (82. člen)	Poenostavljeni račun (83. člen)
Datum izdaje in zaporedna številka	da	da
Ime, naslov in ID za DDV izdajatelja	da	da
Ime, naslov in ID za DDV kupca	da (ID, kadar je kupec plačnik DDV)	praviloma ne*
Vrsta in količina blaga oziroma storitev	da	da
Cena na enoto brez DDV, popusti	da	ne
Davčna osnova po stopnjah	da	vrednost z DDV ter znesek ali podatki za izračun DDV
Klavzula ob neobračunanem DDV	da	da

* Če kupec, ki je davčni zavezanec, poenostavljeni račun potrebuje za uveljavljanje odbitka DDV, mora izdajatelj nanj dopisati tudi kupčevo ime, naslov in ID za DDV. V praksi zato velja preprosto pravilo: če želite od nakupa odbiti DDV, ob nakupu zahtevajte račun s svojimi podatki.

Druga stran: zakaj prejete račune preveriti ob prejemu

Večina vsebin o sestavinah računa se konča pri izdajanju. Ampak vsak izdani račun je za nekoga prejeti račun, in prejemnik nosi svoje tveganje: knjiži listino in na njeni podlagi odbija vstopni DDV. Pomanjkljivost, ki jo spregledate julija, vas poišče ob obračunu DDV ali čez tri leta na davčnem pregledu, ko popravka od dobavitelja morda ni več enostavno dobiti.

Najpogostejše pomanjkljivosti na prejetih računih in kaj z njimi:

Pomanjkljivost	Tveganje	Ukrep
Manjka ID za DDV ali je napačen	Vprašljiv odbitek DDV, težave pri evidencah	Zahtevajte popravljen račun, ID preverite v javnih evidencah
Ni datuma opravljene dobave	Napačno davčno obdobje pri odbitku	Zahtevajte dopolnitev, ne "sklepajte" datuma sami
Manjka ali je napačna klavzula	Nejasno, zakaj DDV ni obračunan; napačno knjiženje	Dobavitelja opozorite in zahtevajte popravek
Seštevki se ne izidejo	Osnova + DDV ≠ skupni znesek; napaka pri izdaji ali prepisu	Račun zavrnite oziroma uskladite pred knjiženjem
Račun se glasi na napačno podjetje	Listina ni vaša knjigovodska listina, odbitek ni mogoč	Zahtevajte storno in nov račun s pravimi podatki

Hitri kontrolni seznam za vsak dan

Za konec še različica, ki si jo lahko obesite nad mizo. Preden račun knjižite (ali pošljete), preverite:

1. datum izdaje in zaporedno številko,
2. naziv, naslov in ID za DDV obeh strani (pri odbitku DDV tudi svoje podatke),
3. opis in količino blaga ali storitev,
4. datum dobave, kadar ni enak datumu izdaje,
5. osnovo, stopnjo in znesek DDV ter ali se seštevek izide,
6. klavzulo, kadar DDV ni obračunan,
7. plačilne podatke: TRR in sklic (nista predpisana z ZDDV-1, brez njiju pa računa ne morete plačati brez klicanja dobavitelja).

Če račune izdajate prek sodobnega programa, večino naštetega ureja program sam. Pri prejetih računih pa kontrola ostaja vaša naloga, zato jo velja avtomatizirati, kot smo opisali v članku Avtomatizacija prejetih računov.

Pogosta vprašanja o sestavinah računa

Vsebina je informativne narave in ne predstavlja davčnega ali pravnega svetovanja. Za presojo konkretnih primerov se posvetujte s svojim računovodjo ali davčnim svetovalcem.